Presupuesto de Ventas 2
Entorno del presupuesto de Ventas.
¿Las ventas deben proyectarse en base a gestiones pasadas? Pero tal vez si incrementamos nuestra capacidad instalada podamos mejorar significativamente nuestras utilidades y ¿ será que tenemos la capacidad financiera para ello?. ¿Conocemos el comportamiento de la competencia?, ¿Conocemos la elasticidad de la demanda?
Proyectar las ventas es algo complejo y para hacer un rápido análisis de la relación costo beneficio en forma simultanea al desarrollo del plan de ventas en el corto plazo, generalmente se recurre al análisis de cobertura lineal, método que evalúa las variables que intervienen en la conformación de los costos e ingresos.
El presupuesto de ventas debe considerar:
Capacidad Instalada.
Capacidad financiera.
Plan de publicidad.
Políticas de créditos.
Plan de comercialización.
Determinación de la Demanda.
Determinación de las líneas de Producción.
Otros efectos.
Análisis de la relación costo beneficio
La primera etapa que enfrentará la empresa será la determinación del comportamiento de su demanda, es decir, conocer que se espera que haga el mercado, una vez conocida tal situación, se podrá elaborar un presupuesto propio de producción, determinando claramente el objetivo que desea lograr la empresa respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, realizando un estudio del futuro de la demanda apoyado en ciertos métodos que generen la objetividad de los datos, como análisis de regresión y correlación.
La base sobre la cual descansan el presupuesto de ventas y todas las demás partes del presupuesto maestro, es el pronóstico de ventas. Si este pronóstico ha sido preparado cuidadosamente, los pasos siguientes en el proceso presupuestal son confiables.
Sobre la base del pronostico de ventas realizado y el juicio profesional del personal de Ventas, se podrá elaborar el presupuesto tratando de dividirlo por meses, por zonas, por líneas, etc. de tal manera que facilite su ejecución.
Se debe considerar algunos factores específicos que pueden influir en la determinación de las ventas, son factores por causas fortuitas o de fuerza mayor accidentales o no consuetudinarios, pudiendo éstas ser:
De efecto perjudicial.- Que motivan decremento en las ventas del periodo anterior, debiendo tomarse en cuenta para el presupuesto de ingresos del ejercicio siguiente.
De efecto favorable.- Afectan en beneficio de la empresa incrementando las ventas y que posiblemente no vuelvan a ocurrir; por Ej. Productos que no tuvieron competencia, contratos especiales de ventas, situación o relaciones políticas. Etc.
Influyen también fuerzas económicas, para su determinación se debe recurrir a instituciones que proporcionan datos tales como Precios, ocupación, poder adquisitivo, finanzas, ingreso y producción nacional, ingreso percápita, etc.
Las decisiones Administrativas que deben tomar los ejecutivos de la empresa influyen también en la elaboración de los presupuestos. Por ejemplo cambiar el producto, aplicar nuevas políticas de mercado, aplicar otras políticas de publicidad, producción, precios, etc.
El presupuesto de ventas esta dado por la siguiente formula.
P.V. = Q. x P.U.V.
Donde:
P:V: = Presupuesto de Ventas
Q. = Cantidad
P.U.V. = Precio Unitario de Venta.
Presupuesto de otros ingresos.- Se refiere a todos los ingresos adicionales que puede lograr la empresa en calidad de prestamos y otras operaciones financieras que integran aspectos bancarios y otros ingresos extraordinarios para la empresa, tales como venta de inversiones, venta de embalaje, venta de activos fijos, Etc.
La gráfica que se expone nos muestra en forma objetiva el comportamiento de un presupuesto de ventas, en ella se considera el costo ingreso, la n cantidad, costo fijo, Costo Variable
Es muy importante tener claro qué es lo que se entiende como "Plan de Ventas" y, sobretodo, lo que entienden aquellos que te lo han pedido o van a verlo después.
Un Plan de Ventas, en general, es:
La planificación relativa a la acción de ventas y, básicamente, de la red de vendedores. En consecuencia, en dicho plan no se contemplan otros aspectos de Marketing (estaríamos hablando de un Plan de Marketing) ni otros elementos y previsiones generales del negocio (en este caso sería un Plan de Negocio). Por decirlo de algún modo, en la planificación de la empresa hay tres "niveles":
1º Plan de Negocio (que incluye todo).
2º Plan de Marketing (Marketing y Ventas... y algo más).
3º Plan de Ventas (que formaría parte de los dos anteriores y trataría específicamente de las Ventas y la fuerza de Ventas).
Asegúrate de que lo que necesitas es un Plan de Ventas y no otra cosa.
Una vez aclarado que éste es el plan, nos centramos en el Plan de Ventas:
En primer lugar hay que diferenciar si es un plan para una empresa que ya existe y tiene un histórico de ventas o no.
Si la empresa es nueva (no tiene histórico) o quieres hacer un cambio de planteamiento o estrategia respecto al pasado, debes crear un plan completo, esencialmente debe prever – como mínimo - los capítulos siguientes:
A. La estrategia de Ventas.
B. Fuerza de Ventas.
C. Condiciones de Venta.
D. Plan de Ventas Anual.
D1. Premisas y Ratios de eficiencia.
D2. Plan Anual de Ventas.
D3. Presupuesto de Ventas.
D4. Objetivos de Venta.
Si el plan debe ser de continuidad (sin grandes cambios respecto al histórico), normalmente solo será necesario que contemples estos puntos:
A. (Capítulo relativo a los cambios que haya, si los hay)
B. Premisas y Ratios de eficiencia.
C. Plan Anual de Ventas.
D. Presupuesto de Ventas.
E. Objetivos de Venta.
Los pasos para hacer un Plan de Ventas son, básicamente dos:
1º La previsión total:
Lo primero que tienes que hacer es trabajar con el total de ventas y realizar una estimación lo más científica posible respecto a lo que se puede vender en el ejercicio.
Analiza varias posibilidades y escenarios:
A- Combinando las diversas variables que dependen de tus decisiones comerciales (precio, venta media, ratios de conversión, número de ventas o clientes, condiciones de venta, etc.).
B- Reflejando los cambios que son previsibles por mercado, producto o coyuntura (por ejemplo: nuevos productos, mayor competencia, desarrollo de nuevas campañas, etc.).
Finalmente quédate con el escenario más probable: ése será el presupuesto total y, sobre esa base, te recomendamos que elabores tres hipótesis adicionales mejoradas: tres objetivos crecientes sobre los que deberán trabajar tus vendedores.
Este presupuesto total estará respaldado por una serie de premisas y ratios de eficiencia que deberás reflejar en el Plan Final y usar para realizar el seguimiento posterior. Estas premisas y ratios son el “corazón” de tu plan.
2º Distribuir el presupuesto y los objetivos por zonas o vendedores (delegaciones o lo que corresponda)
Esta es la parte más sencilla pero es extremadamente importante: Buena parte del éxito del Plan depende de que esta distribución se haga correctamente, los vendedores tienen que creer en los objetivos.
Hay varias fórmulas para hacerlo (por mercado potencial, por cuotas del año anterior, etc.) pero siempre debes procurar hacer las correcciones necesarias para que el presupuesto pueda ser considerado correcto.
Crear el Plan para presentarlo:
Si necesitas presentarlo al Comité o Consejo, deberás – finalmente – crear una presentación o un documento que refleje todos los puntos anteriormente mencionados.
Esto es lo que siempre debes hacer al final, con las ideas bien claras.
4º Elaborar el plan con nuestras herramientas:
1º Hacer la previsión total:
En nuestra web encontrarás dos libros de Excel® muy recomendables para realizar estas previsiones (incluidos en alguno de nuestros “packs”), elige la opción que más te interese:.
Opción 1: Hacer previsiones sobre datos de venta históricos: Usa el fichero “Proyecciones de Venta” .
Opción 2: Hacer previsiones partiendo de los costes: Usa el fichero “¿Cuánto hay que vender?”. Esta es, sin duda, la mejor opción para una nueva empresa o una pequeña empresa (si no dispones de un estudio de mercado y potencial exhaustivo… que es lo más habitual).
Ambos ficheros incluyen muchas explicaciones respecto al funcionamiento y utilidad de cada hoja.
2º Definir la política de precios:
Si tienes que definir los precios en el plan de ventas, te recomendamos que uses el libro “Cálculo de Precios” disponible en nuestra web e incluido en alguno de los packs. Es muy útil pues: Calcula y propone los precios de venta en base a los costes y los mágenes de beneficio deseados, calcula escenarios (punto de equilibrio, ventas mínimas, etc.).
Es muy práctico y recomendable.
3º Elaborar el plan de ventas detallado:
Dispones de un potente libro de Excel® para realizar esta tarea con numerosas opciones.
Algunos de nuestros “packs” incluyen utilidades adicionales para el cálculo y la previsión que son complementarias a las anteriores.
3º Crear el Plan para presentarlo:
(sólo incluido en algunos productos).
Te entregamos una presentación para PowerPoint® con la estructura, el guión y múltiples comentarios/sugerencias para hacerlo. Es importante que antes de comenzar leas el fichero anexo (léeme) que te ayudará a realizar una presentación impactante y personalizada.
Jesús Ramos dijo
Jesús Ramos C.I: 15.046.058 Sección: 8 S5 TUR_NA Presente!!
13 Junio 2009 | 11:51 PM